Orígenes de las Bases de Datos
Los orígenes se
remontan a la antigüedad, en 1963,
cuando se escucha por primera vez el término de base de datos en un simposio en
California, donde ya existían bibliotecas y toda clase de registros, se
utilizaban para recoger información sobre las cosechas y censos. Sin embargo,
su búsqueda era lenta y poco eficaz y no se contaba con la ayuda de máquinas
que pudiesen reemplazar el trabajo manual.
Posteriormente,
el uso de las bases de datos se desarrolló a partir de las necesidades de
almacenar grandes cantidades de información o datos.
¿Qué son las
Bases de Datos?
Una base de
datos es un "almacén" que nos permite guardar grandes cantidades de
información de forma organizada para que luego podamos encontrarla y utilizarla
fácilmente.
Desde el punto
de vista informático, la base de datos es un sistema formado por un conjunto de
datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un
conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos.
Cada base de
datos se compone de una o más tablas que guarda un conjunto de datos. Cada
tabla tiene una o más columnas y filas. Las columnas guardan una parte de la
información sobre cada elemento que se quiera guardar en la tabla, cada fila de
la tabla conforma un registro.
Características
de una Base de Datos
- Independencia lógica y física de los datos.
- Redundancia mínima.
- Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios.
- Integridad de los datos.
- Consultas complejas optimizadas.
- Seguridad de acceso y auditoría.
- Respaldo y recuperación.
- Acceso a través de lenguajes de programación estándar.
Sistema Gestor
de Bases de Datos (SGBD)
Para construir
una base de datos en soporte informático con todas las informaciones a
almacenar (estructuras de datos, tablas, índices...), es necesario disponer de
una herramienta que lo permita. Este es el cometido de un SGBD; básicamente
permite crear, manipular gestionar y eliminar tanto los datos como las
estructuras de una base de datos, permitiendo de esta forma el tratamiento
automatizado y fácil de la información almacenada en ella. No se debe confundir
un SGBD con una Base de Datos, el primero es una herramienta para la creación,
mientras que la segunda es una solución concreta a un problema de
almacenamiento de datos determinado. Por ejemplo, Con Access (es un SGBD)
podemos crear y gestionar múltiples bases de datos (para gestionar un
videoclub, una biblioteca, un comercio…) con diferentes necesidades de
almacenamiento.
Entre los
sistemas de gestión de Bases de datos se encuentran: MySql, PostgreSql,
Microsoft Access, Microsoft SQL Server.
Objetos típicos
en un SGBD
A continuación
se detallan los objetos más importantes que se pueden crear y manipular en las
bases de datos. Esta referencia es específica de Microsoft Access, aunque la
mayor parte de ellos están disponibles en otros sistemas.
TABLAS:
Almacenan los datos en filas y columnas. Todas las bases de datos contienen una
o más tablas. Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es
donde se almacena cada información individual. Cada registro consta de campos
(al menos uno). Los campos corresponden a las columnas de la tabla. Por ejemplo,
puede trabajar con una tabla denominada "Empleados", en la que cada
registro (fila) contiene información sobre un empleado distinto y cada campo
(columna) contiene un tipo de información diferente, como el nombre, los
apellidos, la dirección, o similares. Los campos se deben configurar con un
determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, numérico, o cualquier
otro tipo.
CONSULTAS: Las
consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos.
Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su función más común es
recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que desea ver suelen estar
distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en una
sola hoja de datos. Además, puesto que normalmente no desea ver todos los
registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para
"filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee. Las
consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e informes.
FORMULARIOS:
Controlan la entrada de datos y las vistas de datos. Proporcionan indicaciones
visuales que simplifican el trabajo con los datos. Son las interfaces que se
utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando
que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar
formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi
todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver,
escribir y editar datos en las tablas.
INFORMES: Los
informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente,
un informe responde a una pregunta específica, como "¿Cuánto dinero se ha
facturado por cliente este año?" o "¿En qué ciudades están nuestros
clientes?" Cada informe se puede diseñar para presentar la información de
la mejor manera posible.
Un informe se
puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados
de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita
imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro
programa o enviar por correo electrónico.
MACROS: Son
estructuras que permiten automatizar varias funciones que han de realizarse
siempre bajo un único nombre de forma que al invocarlo se ejecutan todas las
tareas. Es un paso previo a la programación pero sin necesidad de tantos
conocimientos ya que algunas tareas están implementadas directamente en Access.
MÓDULOS: Un
módulo es básicamente un conjunto de declaraciones, instrucciones y
procedimientos que se almacenan en una unidad con nombre para organizar el
código de Microsoft Visual Basic.
ESTRUCTURA DE
UNA BASE DE DATOS
Una base de
datos, a fin de ordenar la información de manera lógica, posee un orden que
debe ser cumplido para acceder a la información de manera coherente. Cada base
de datos contiene una o más tablas, que cumplen la función de contener los
campos.
En el siguiente
ejemplo se muestra la tabla “comentarios” que contiene 4 campos:
Los datos
quedarían organizados como se muestra en el siguiente ejemplo:
Por
consiguiente una base de datos posee el siguiente orden jerárquico:
- Tablas: Estructura que almacena todos los datos sobre un tipo de entidad o relación. Por ejemplo: Clientes, Socios, Libros, Préstamos…
- Campos: Cada uno de las informaciones que se almacenan sobre una entidad. Por ejemplo, Edad, Teléfono,Sexo…. (columnas de la tabla).
- Estructura del Registro: Conjunto de campos que determinan que datos se almacenan sobre una entidad. Por ejemplo: Nombre, Apellidos, Teléfono…. (nombres de los campos que definen la estructura de la tabla).
- Registro de datos (o Registro): Cada uno de los conjuntos de datos almacenados sobre una ocurrencia de una entidad determinada. Por ejemplo: Antonio, García Ramos, 956432178 son los datos que conforman el registro de Antonio. (filas de datos de la tabla).
- Campo índice: Es un tipo especial de campo por el que se establece un orden para realizar búsquedas. La necesidad de estos campos es evidente. Si por ejemplo tenemos una tabla con 5000 registros de personas, resultará más fácil buscar a una persona por sus apellidos si la tabla está ordenada por este campo. Si no estuviera ordenada se podría realizar la búsqueda pero para un apellido como “Martín” en el peor de los casos tendríamos que buscar hasta el final de la tabla, mientras que con un orden índice) sobre el campo apellidos, en el peor de los casos no pasaríamos de los registros que tuvieran el apellido “Martín” ya que mas allá no podría haber ninguna persona con ese apellido.
- Campo Clave Principal: Se trata de un campo de la tabla al que se le define una propiedad especial para identificar unívocamente a una ocurrencia de la entidad. Supongamos que en nuestra tabla de 5000 registros deseamos localizar a una persona llamada Antonio García Fernández; ¿Existe la posibilidad de que dos personas tengan estos mismos nombres y apellidos?, la respuesta es Sí, de forma que si hubiese dos , no sabríamos a quien nos estaríamos refiriendo, con lo que tendríamos un problema. Para solucionarlo las bases de datos contienen campos que identifican a las entidades para evitar confusiones o dudas. Uno de los campos típicos para identificar a cada persona en una base de datos suele ser el Documento de identidad ya que este identifica unívocamente a una persona (uno a uno – dado que el documento de identidad solo pertenece e identifica a una persona). Hay que destacar que en una tabla no puede haber dos ocurrencias de entidad con el mismo DI (en una tabla de clientes no puede haber dos clientes con igual DI; tampoco podrá registrarse dos veces al mismo cliente).
Relación de
tablas asociadas por campos comunes
Una base de
datos no tiene sentido si sus tablas no están asociadas para mostrar la información
de una forma
globalizada. Para asociar tablas hay que establecer relaciones (normalmente
entre campos comunes). Por ejemplo, supongamos que tenemos dos tablas en las
que se almacenan datos sobre socios y prestamos de películas. En la tabla SOCIOS
aparecerían todos los datos personales de los socios. En la tabla ALQUILER
aparecerían todos los datos del alquiler de la película como por ejemplo:
(fecha, importe, titulo)…. pero faltaría un campo que identificara el socio que
la alquiló. Una solución podría ser poner en esta tabla el nombre del socio
pero es posible que hubiese dos socios con nombre y apellidos iguales. En este
caso lo mejor es colocar un campo llamado “socio” en la tabla SOCIOS donde se
almacena el nº de socio para cada uno de ellos, por otro lado en la tabla
ALQUILER colocaremos el campo “socio” para cada alquiler, reflejando así
solamente el nº de socio que alquila. Gráficamente la estructura de las tablas
sería la que se muestra a continuación:
En el registro de alquileres se puede apreciar que Jony García (socio nº 1 ) ha realizado dos alquileres, uno el día 10 y otro el día 12. Hay que observar que la asociación de tablas se ha realizado mediante un campo común llamado "SOCIO" que contiene el número de socio para cada socio del videoclub. Este campo en la tabla SOCIOS es clave principal e identifica unívocamente a cada socio (No puede haber dos socios con el mismo nº) y en la tabla ALQUILER permite identificar al socio que alquila la película.
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